60 TÉRMINOS RELACIONADOS CON LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Si trabajas en el mundo de la organización de eventos como nosotros, tienes que conocer diferentes términos relacionados con el sector. Hemos seleccionados los siguientes:
Acompañante
Persona que no participa en el programa técnico, profesional o científico del evento pero que viaja con el participante.
Acreditación
Documento que acredita a una persona o empresa para asistir al evento.
Aforo
Capacidad de un espacio en número de personas.
Asistentes
Todas las personas que asistirán y participarán en un evento. Incluye a la prensa, expositores, ponentes e invitados.
Atril
Mesa o escritorio sobre el escenario que utiliza el presentador para sostener documentos y otros materiales que utilizará durante su presentación.
Auditorio
Un tipo de espacio para eventos orientado para conferencias, conciertos y otros eventos que requieran de ponentes y audiencia.
Azafato o azafato de eventos
Personal profesional para atención y apoyo en diversas áreas de responsabilidad durante un evento como registro, acreditaciones, atención a los VIPs…
B
Break
Término en inglés que se usa para indicar un receso que divide el evento en dos o más partes. El más común de todos los eventos es el coffee-break.
Briefing
Documento escrito donde se recopilan los datos necesarios para la comprensión y desarrollo de lo que pide el cliente.
C
Cartel
Tipo de publicidad que consiste en una impresión ya sea en cartón, plástico, lámina u otro material, con el objetivo de informar sobre el evento.
Catering
Servicio de suministro de comidas y bebidas en un evento
Cena de gala
Cena elegante que usualmente incluye discursos, agradecimientos y/o premios. Este tipo de cena es comúnmente utilizada para cerrar un evento de varios días.
Ceremonia
Acto solemne que se lleva a cabo según unas normas establecidas.
Ceremonial
Conjunto de formalidades para los actos públicos y solemnes.
Check-list
Lista para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o recursos con el objetivo de que no se olvide nada.
Cóctel
Acto social de cordialidad donde se ofrecen alimentos ligeros y bebidas.
Comité
Grupo de personas con una tarea dentro de la organización general de un evento o dentro de la ejecución de una serie de actividades concretas que forman parte de la organización general
Conferencia
Reunión donde asisten varias personas que exponen sobre un determinado asunto.
Congreso
Reunión o conferencia, generalmente periódica, donde los miembros de un organismo se reúnen para debatir cuestiones de diversa índole. Generalmente son asociativos, divulgativos o de investigación.
D
Delivery Team
Personas encargadas del montaje del evento.
DMC (Destination Management Company)
Empresa que proporcionan servicios locales en un destino específico satisfaciendo las necesidades de todo tipo de eventos y sus participantes. Por ejemplo: traslados y tours locales, subcontratación de catering, reserva de espacios, permisos…
E
Equipo de producción
Grupo de personas que trabajan en conjunto para producir un evento como técnicos, ayudantes y cualquier otra persona adicional al staff base que esté involucrada en el evento.
Escaleta
Timing más preciso y detallado del día del evento y lo que debe ocurrir.
Event Planner
Persona que se encarga de planificar todo el evento.
Exposición
Presentación de serie de objetos que forman parte de una colección con afinidad temática.
Expositor
Persona, empresa o institución que muestra sus productos o servicios en una exposición.
F
Factura pro-forma
Un tipo de factura emitida por proveedores que es necesario pagar previo a la ejecución del evento.
Feria
Exhibición de productos o servicios que concurren en un área específica con el objetivo de promover las empresas.
Foro
Reunión para la discusión de temas comunes y de interés público.
H
Hashtag
Se refiere los caracteres precedidos por el símbolo de la almohadilla (#) que hace referencia al evento. Por ejemplo: La Comi-Con de San Diego tiene como #SDCC2018, los premios Óscars como #Oscars, etc.
Hospitalidad
Servicios de acogida, bienvenida, información y familiarización que se ofrecen a los visitantes que participan en una reunión. Estos servicios son generalmente proporcionados por una DMC.
I
Influencer
Persona que cuenta con cierta credibilidad sobre un tema concreto y que tiene una gran presencia e influencia en las redes sociales.
J
Jornadas
Encuentro donde los asistentes participan activamente con los profesionales invitados.
K
Keynote
Discurso inicial de una presentación o serie de conferencias que apunta al tema general del que se hablará y que es diseñado para motivar a la audiencia.
Keynote Speaker
Persona designada a dar el discurso inicial de una presentación o serie de conferencias.
Kit de conferencias
Es el nombre dado a la bolsa, carpeta, boli en que se guardan los documentos pertinentes a la conferencia o evento y que son entregados a los asistentes (generalmente en el momento del registro).
M
Mampara
Pared móvil para adaptar y ambientar los espacios de acuerdo con las necesidades del evento.
Mantenedor
Persona que marca el ritmo en un evento según la programación y mantiene la atención del público.
Merchandising
Objetos promocionales del evento como camisetas, USB, flyers…
Mesa redonda
Reunión para actualizar conocimientos, conducida por un moderador que orienta la discusión para que ésta se mantenga en torno al tema principal.
Moderador
Persona que introduce un tema en una discusión y controla su desarrollo dentro del grupo.
N
Nota de interés
Información adicional que complementa a la invitación y que puede ser de interés tanto para la persona invitada como para la organización del acto.
P
Panel
Debate informal entre un grupo de pocas personas sobre un tema determinado. Cuenta con un moderador y la participación activa de los asistentes.
Patrocinador o sponsor
Empresa o persona que apoya o financia el evento
PCO O Professional Congress Organizer
Profesional que se especializa en la organización de congresos.
Ponencia
Discurso elaborado a solicitud específica sobre un tema.
Plano del evento
Documento que muestra el espacio del salón de eventos designado para la exposición. También muestra en detalle el espacio que puede ocupar cada stand, el área de registro, las entradas y salidas, etc.
Precedencia
Orden que asigna el protocolo a las autoridades, organismos e instituciones en los actos oficiales.
Presidencia
Conjunto de personas que presiden una reunión, una sesión de conferencias o una ceremonia.
Programación
Agenda de actividades del evento.
Protocolo
Conjunto de normas, costumbres y tradiciones mediante las cuales se organiza cualquier acto, evento público, privado u oficial.
R
Rider
Documento en el que se detallan las necesidades técnicas de un artista/banda para realizar adecuadamente su espectáculo
S
Scaffolder o montador
Persona que realiza el montaje del escenario.
Secretaría técnica
Departamento de la organización de un evento que se encarga de diferentes funciones y de las tareas necesarias para que se pueda realizar un evento. Por ejemplo: coordinación de azafatas, contacto con invitados, reserva y gestión de las sedes, control de acreditaciones…
Simposio
Reunión de expertos de un determinado campo para la actualización de conocimientos.
Sitting
Distribución de asientos. Plano o documento que muestra dónde deben sentarse las personas durante un evento.
Showroom
Sala de exposición o espacio donde se exponen novedades a los asistentes. Suele ser el lugar para realizar el lanzamiento de un producto.
Staff
Personal que forma parte de la organización del evento
Stand
Instalación dentro de un evento, para la exposición o venta de productos o servicios.
T
Team Building
Actividad o servicio que contratan las empresas para sus trabajadores.
Timing
Cronograma en el que se indica con exactitud y detalles todo lo que sucederá durante todas las fases del evento y el orden en el que se realizará.
Transfer
Traslado de los asistentes al evento, al hotel, etc.
V
Vino de honor
Acto final de conferencias o presentaciones. Se ofrece a los participantes un vino para dar por concluido el evento.
W
Welcome party
Recepción de bienvenida.
Workshop
Taller para profesionales de un mismo actividad o profesión.
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